• Spelregels algemene/bijzondere vergaderingen

    Op deze pagina vindt u de spelregels voor de algemene- en bijzondere ledenvergaderingen van TSC.

    De aankondigingen van algemene- en bijzondere vergaderingen worden tijdig via berichten op de website en in weekblad Oosterhout verspreid. 

  • ALGEMENE LEDENVERGADERING
    V.V. TAVENU SPARTA COMBINATIE ("TSC")

     

    Plaats: TSC-kantine, Warandelaan 12 te Oosterhout (N-B)

    Organisatie & spelregels

    1. Doel algemene ledenvergadering

    1. Voorlichting leden
    2. Besluitvorming overeenkomstig statuten
    3. Meningsuiting / vragen leden.

    2. Algemeen

    2.1 Voor, tijdens en na de ALV wordt door de leden geen extraparlementair gedrag (in woord of gebaar) vertoond. Overtreders van de spelregels zal het woord worden ontnomen en kan de aanwezigheid ter vergadering worden ontzegd.

    Voor, tijdens en na de ALV bejegenen de leden elkander met omgangsvormen van welwillendheid en wellevendheid en met het respect, zoals dat binnen TSC als vereniging past.

    2.2 De ALV verloopt overeenkomstig het bepaalde in de Statuten, de Wet en de gewoonten bij TSC en de Voorzitter ALV bepaalt dienovereenkomstig de orde van de vergadering.

    2.3. De Voorzitter ALV stelt de leden zoveel als redelijkerwijs mogelijk en instructief is voor de overige leden, in de gelegenheid zich uit te laten over de onderwerpen van de agenda.

    2.4 De leden worden opgeroepen zich kort & bondig uit te laten en zich te beperken tot hetgeen per onderwerp van de agenda voor kennisneming door de ALV van wezenlijk belang is. De Voorzitter ALV kan ter bevordering van een voortvarend verloop van de
    vergadering spreektijd beperken of weigeren.

    Leden die menen niet of niet voldoende hun opmerkingen tijdens de behandeling van een of meer onderwerpen van de agenda te hebben kunnen maken, kunnen deze formuleren en indienen als vraag voor de rondvraag of als ingekomen stuk voor de volgende (A) L.V.

    2.5 Het staat de leden niet vrij het verhandelde ter ALV in beeld en / of geluid op te nemen.

    2.6 In de ALV geldt een algeheel rookverbod.

    2.7 Voor en tijdens de vergadering worden geen alcoholische versnaperingen geserveerd en / of genuttigd. (Na afloop desgewenst in te halen).

    3. Toegang / aanmelding:

    3.1 Uitsluitend leden van TSC en / of hun ouders / voogden als wettelijk vertegenwoordigers (hierna: "WV") hebben toegang tot de vergadering.

    3.2 Bij binnenkomst melden de leden en W.V.’s zich bij het Bureau Registratie / Stembureau ("BR/S") ter registratie als aanwezigen.
    Legitimatie is verplicht. Bij de aanmelding worden Volmachten en verklaringen Wettelijke Vertegenwoordiger aan het BR / S ter registratie en controle overhandigd.

    (Zie tevens onder 6: Volmachten).
    Aan de stemgerechtigde leden (waaronder de leden / gevolmachtigden en W.V.’s) worden de benodigde stembiljetten door BR / S overhandigd.

    3.3 De aanmelding opent om 18.30 uur. Een ieder wordt verzocht tijdig aanwezig te zijn. De vergadering vangt aan om 19.30 uur.

    3.4 Het BR / S wordt bemand door drie eerbiedwaardige TSC-leden (en twee reserves), die het vertrouwen van de ALV genieten.

    4. Agenda:

    4.1. De agenda is tijdig gepubliceerd op de site van TSC. (Artikel 17-5 Statuten).

    4.2. In de vooraankondiging van de ALV op de site van TSC en in Weekblad Oosterhout heeft het Bestuur mededelingen gedaan omtrent onder meer ingezonden stukken en kandidatuur voor het Bestuur.

    4.3. Ontvangst van ingezonden stukken en van kandidaatstellingen zijn ommegaand schriftelijk door de Organisator ALV bevestigd aan de afzender.

    4.4. Ingezonden stukken worden door de Voorzitter ALV kort aangeduid in de ALV.

    Ingezonden stukken worden door het Bestuur ter vergadering behandeld of binnen vier (4) weken na de vergadering schriftelijk beantwoord.

    Ingezonden stukken kunnen worden behandeld bij het agendapunt waarop onderwerp van het ingezonden stuk betrekking heeft.

    4.5. Kandidaten voor het Bestuur worden gesteld door:

    1. het zittend Bestuur of:
    2. (tenminste) drie leden. (Zie ook: 4.2.) (Artikel 12 lid 2 sub a Statuten).

    Het Bestuur bestaat uit tenminste drie meerderjarige personen. (Artikel 12 lid 1 Statuten).

    De Voorzitter, de secretaris en de penningmeester worden door de ALV in functie gekozen. (Artikel 12 lid 1 Statuten).

    Bestuursleden worden gekozen bij (gewone) meerderheid van stemmen. (Artikel 18-6 Statuten).

    Het nieuwe Bestuur stelt in zijn eerste vergadering in onderling overleg voor elk bestuurslid zijn taken vast. (Artikel 12 lid 3 Statuten).

    4.6. Het Bestuur maakt op de site van TSC tijdig kenbaar:

    1. de samenstelling van het zittend bestuur en de zittingsduur van de bestuursleden;
    2. door het Bestuur voorgedragen kandidaat-bestuursleden;
    3. door leden voorgedragen kandidaat-bestuursleden.

    5. Besluiten

    De ALV neemt uitsluitend besluiten over de onderwerpen van de Agenda waaromtrent besluitvorming/stemming van de ALV in de Statuten is voorgeschreven en / of in de Agenda is bepaald.

    De leden dienen immers aan de hand van de Agenda van te voren te kunnen zien welke onderwerpen worden behandeld en waaromtrent zal worden gestemd. Op basis daarvan dienen de leden te kunnen beslissen of zij ter vergadering aanwezig zullen zijn c.q. (aan
    wie en waartoe) zij een ander lid een volmacht voor de ALV verlenen.

    6. Volmachten:

    6.1 Artikel 18-2 statuten luidt:

    "Ieder lid is bevoegd zijn stem te doen uitbrengen door een schriftelijk gemachtigd ander lid, dat echter in totaal niet meer dan twee maal stem kan uitbrengen" (Einde citaat).

    Een lid kan derhalve zijn eigen stem uitbrengen en de stem van één volmachtgever of: de stemmen van twee volmachtgevers (maar in dat laatste geval niet tevens zijn eigen stem!).

    6.2 Een jeugdlid kan als gevolmachtigde van een ander jeugdlid of van een volwassen lid stem uitbrengen. Een volwassen lid kan als gevolmachtigde van een ander volwassen lid of van een jeugdlid stem uitbrengen.

    6.3 Een ouder / voogd treedt op in hoedanigheid van wettelijke vertegenwoordiger ("WV"), hetgeen niet geldt als volmacht in de zin van de statuten. Indien aan een jeugdlid volmacht is gegeven, wordt(en) ook de desbetreffende stem (stemmen) door het jeugdlid zelf of door de WV uitgebracht.

    6.4 Een paar voorbeelden (niet uitputtend):

    1. Een jeugdlid met een volmacht van jeugdlid: 1 + 1 = 2 stemmen
    2. een jeugdlid met een volmacht van volwassen lid: 1 + 3 = 4 stemmen
    3. een volwassen lid met een volmacht van jeugdlid: 3 + 1 = 4 stemmen
    4. een volwassen lid met een volmacht van volwassen lid: 3 + 3 = 6 stemmen
    5. een jeugdlid met twee volmachten van jeugdleden 1 + 1 = 2 stemmen (mag eigen stem dan niet benutten)
    6. een volwassen lid met twee volmachten van volwassen leden: 3 + 3 = 6 stemmen (mag eigen stem dan niet benutten)
    7. een W.V. mag stemmen namens alle jeugdleden, waarvan hij / zij wettelijk vertegenwoordiger is:

    1 kind = 1 stem
    2 kinderen = 2 stemmen
    3 kinderen = 3 stemmen etc.

    N.B.: ieder jeugdlid kan gevolmachtigd worden conform het bovenstaande.
    Vb.:

    1. 3 kinderen / jeugdleden van één ouder / voogd met ieder één volmacht van een jeugdlid: 3 + 3 = 6 stemmen uit te brengen door één W.V. 
    2. 3 kinderen / jeugdleden van een ouder / voogd met ieder één volmacht van een volwassen lid: 3 + 9 = 12 stemmen uit te brengen door één W.V.

    6.5 Volmachten en / of verklaringen Wettelijke Vertegenwoordiger dienen schriftelijk en volgens model Volmacht respectievelijk verklaring Wettelijke Vertegenwoordiging te zijn. Modellen als bijlagen hierbij gevoegd. Formulieren Volmacht en Wettelijke
    Vertegenwoordiging zijn tevens verkrijgbaar bij het Secretariaat. (Bestuurskamer kantine).

    De volmachten dienen te zijn voorzien van handtekeningen en kopie legitimatiebewijs van zowel de volmachtgever als van de gevolmachtigde. De verklaring Wettelijke Vertegenwoordiger dient de naam en geboortedatum van de vertegenwoordigde(-n) te bevatten en te zijn voorzien van de handtekening en van kopie legitimatiebewijs van de Wettelijke Vertegenwoordiger.

    6.6 De Volmachten en Verklaringen WV worden bij aanmelding geregistreerd en ingenomen door BR/S en bewaard voor eventuele nadere controle.

    7. Stembureau:

    7.1 In de Bestuurskamer is het Stembureau ingericht. Het Stembureau wordt bemand door de in art. 3.4 bedoelde leden (of reserve(-s)).

    7.2 De stembiljetten worden door de leden gedeponeerd in de Stembus en geteld door het Stembureau. De stembiljetten worden bewaard voor eventuele hertelling of controle.

    7.3 Het Stembureau meldt de uitslag van iedere stemming afzonderlijk en schriftelijk aan de Voorzitter A.L.V. De Voorzitter A.L.V. deelt de uitslag van iedere stemming afzonderlijk mee aan de A.L.V.

    8. Stemmingen:

    8.1 Stemgerechtigden zijn door het BR / S geregistreerde leden voor zich en / of namens rechtsgeldige volmachtgevers en / of wettelijke vertegenwoordigers.

    8.2 Stemming over zaken geschiedt (in beginsel) mondeling. (Artikel 18 lid 5 Statuten). Stemming over personen geschiedt (in beginsel) schriftelijk. (Artikel 18 lid 5 Statuten). Krachtens gewoonte kan van het bovenstaande worden afgeweken.

    Stemmingen kunnen geschieden bij acclamatie. (Artikel 18 lid 5 Statuten).

    9. Rondvraag

    Vragen voor de Rondvraag worden schriftelijk en uiterlijk tijdens de pauze van de ALV ingediend bij de Voorzitter ALV.

    Vragen worden door het Bestuur tijdens de ALV mondeling c.q. uiterlijk vier weken na de ALV schriftelijk beantwoord.

    10. Sluiting

    Het Bestuur van TSC